Akcije poslije poziva
Kad se poziv završi, asistentica može sama nešto uraditi: poslati WhatsApp poruku, SMS ili e-mail. Svaka akcija ima uslov napisan običnim rečenicama — ti opišeš kada da se izvrši, a asistentica procijeni razgovor i odluči.
Akcije podešavaš na Asistentica → Šta radi u pozivu.
Kako izgleda jedna akcija
| Polje | Šta znači |
|---|---|
| Naziv | tvoja oznaka, npr. „Potvrda termina” |
| Uslov | rečenica: „ako je pozivalac zakazao termin” |
| Kada vrijedi | uvijek · samo u radno vrijeme · samo van radnog vremena |
| Kome | pozivaocu (broj imamo iz poziva) ili na fiksni broj/adresu |
| Tekst | poruka s varijablama, npr. {{termin}}, {{ime}}, {{firma}} |
Uslov ne mora biti tehnički. „Ako je neko tražio da ga nazovemo” radi jednako dobro kao i duža rečenica — asistentica čita cijeli razgovor, ne samo ključne riječi.
WhatsApp (preporučeno kod nas)
Kod nas je WhatsApp najbolji kanal za potvrde: besplatan je, ljudi ga stvarno čitaju, i ne ovisi o operateru. Poveži ga u Postavke → Telefon i WhatsApp, pa dodaj akciju dugmetom + WhatsApp.
Jedno pravilo koje dolazi od Mete, ne od nas: slobodnu poruku smiješ poslati ako ti je ta osoba pisala u zadnja 24 sata. Ako je prozor zatvoren, Meta traži unaprijed odobren šablon — bez njega poruka ne izlazi. U tom slučaju akcija se u dashboardu označi kao neuspjela, s razlogom — ne pravimo se da je poslana.
Praktično rješenje: u razgovoru asistentica kaže „javite nam se na WhatsApp broj X” ili pozivalac prvi napiše poruku — time se prozor otvara.
SMS
SMS ide preko Telnyxa (Postavke → Povezani programi → SMS (Telnyx)). Radi svugdje, ali:
- naplaćuje se po poruci,
- ime pošiljaoca („Phonio”) prolazi kod nekih operatera, a BH Telecom ga odbija — dok se ne registruje pošiljalac ili ne uzme broj s +387, dio poruka neće stići.
Zato SMS koristi kao rezervu, a WhatsApp kao glavni kanal. Poslije slanja pratimo dostavu; ako operater odbije poruku, dobiješ obavijest da tu osobu nazoveš ručno.
E-mail je najbolji za tebe i tvoje osoblje — sažetak poziva, ko je zvao i šta treba. Za klijenta je slabiji izbor: e-mail adresa izgovorena telefonom se često pogrešno zapiše, a mnogi je ni ne provjeravaju. Za klijenta koristi WhatsApp ili SMS.
Prespajanje poziva
Prespajanje je također sposobnost: broj, uslov („ako traži šefa”), najava koju asistentica izgovori, i rezervni e-mail ako prespajanje ne uspije. Vrijedi i ograničenje radnog vremena — van radnog vremena asistentica neće prespajati u prazno, nego će uzeti poruku.
Šta se dešava kad akcija ne uspije
Svaka akcija se bilježi uz poziv s ishodom i razlogom (uslov nije ispunjen, van aktivnosti,
WhatsApp nije poslan (…)). To vidiš u detalju poziva, pa nikad ne moraš nagađati je li poruka
otišla.
Savjet iz prakse
Počni s dvije akcije: sažetak tebi na e-mail (uslov: uvijek) i potvrda klijentu na WhatsApp (uslov: ako je zakazan termin). To pokriva 90% potrebe. Ostalo dodaj tek kad vidiš šta ti stvarno fali u prvim sedmicama.