Zakazivanje termina
Asistentica provjeri slobodne termine, prikupi podatke i zakaže — sve tokom poziva.
Tok
- Pozivalac traži termin; asistentica ponudi slobodne termine za traženi dan.
- Prikupi uslugu, dan i vrijeme, pa ime i prezime.
- Ponovi i potvrdi ključne podatke, pa zakaže.
Asistentica ne zakazuje bez imena i traženog vremena — prvo ih pita.
Google Kalendar
Poveži Google Kalendar u Postavke → Povezani programi da asistentica upisuje termine i provjerava dostupnost. Po asistentici biraš ko zaista piše u kalendar (Asistentica → Zakazivanje termina). Ime asistentice ide na svaki event.
Otkazivanje i pomjeranje
Pozivalac može otkazati ili pomjeriti postojeći termin — asistentica to obradi po imenu i okvirnom danu.
Uz to, SMS podsjetnik dan prije termina nosi link na stranicu termina: pozivalac tamo vidi datum i uslugu, pa termin sam otkaže ili pomjeri, bez poziva i bez naloga. Link vrijedi samo za taj termin. Oslobođeni termin odmah ulazi u popunjavanje otkazanih.
Podsjetnik i molba za recenziju
Oboje su isključeni dok ih sami ne upalite, u Asistentica → Zakazivanje termina:
- Podsjetnik dan prije: SMS u 10 sati s vremenom i uslugom, tekst možete prilagoditi.
- Molba za recenziju: nekoliko sati poslije termina (birate koliko) mušteriji ode SMS s vašim linkom za recenziju, na primjer Google profilom. Šalje se jednom po terminu, a termini stariji od dva dana se preskaču.
Koliko traje koja usluga
Ne traje sve isto: pregled je 30 minuta, veći zahvat dva sata. Trajanje upisuješ uz uslugu u cjenovniku, a firma može postaviti i podrazumijevano trajanje za sve što nema svoje.
Asistentica onda nudi samo one početke iza kojih ima dovoljno slobodnog vremena. Ako je u 12:30 slobodno pola sata, a usluga traje sat — taj termin neće ni ponuditi. Duži termin zauzme sve potrebne slotove, pa se u tu rupu ne može ubaciti ništa drugo.
Ako ništa ne upišeš, sve ostaje kao i do sada — trajanja su dodatak, ne obaveza.
Osoblje
Ako firma ima imenovano osoblje (doktori, majstori, frizeri), pozivalac može tražiti termin kod određene osobe; asistentica zakaže kod nje ako radi kod vas.
Kad nema slobodnog termina
Asistentica može ponuditi upis na listu čekanja i javljanje kad se nešto oslobodi. Vidi Lista čekanja.
Ručno upravljanje
Na stranici Termini vidiš mjesečni kalendar i listu, i možeš ručno dodati/izmijeniti/obrisati termin.
Osobe: „kod Amre, molim”
Ako na kartici Zakazivanje → Mjesta u terminu upišeš osobe s uslugama koje rade (i označiš „traži se imenom”), asistentica:
- zakazuje kod tražene osobe kad je pozivalac imenuje — i pošteno kaže ako ta osoba tada ne radi ili ne radi tu uslugu (pa ponudi kolegicu ili drugi termin);
- kad pozivalac nikoga ne traži, sama bira slobodnu kvalifikovanu osobu — dva zubara rade paralelno, a vađenje zuba nikad ne sjedne kod nekoga ko ga ne radi;
- poštuje radno vrijeme svake osobe (Amra pon–sri, Lejla čet–pet) i pauzu poslije usluge iz Cjenovnika (npr. sterilizacija 20 min poslije zahvata).
Stolovi i boksovi ostaju obična mjesta — bez imena, bez pitanja „kod koga”.