Uputstva asistentici
Uputstva su ono što asistentica zna o vašem poslu, a što joj niko drugi ne može reći. Ime firme, radno vrijeme, cjenovnik i alate dobija automatski — ovdje pišete samo ono što je vaše.
Nalazi se u Asistentica → izabrana asistentica → Napredno → Uputstva asistentici.
Ako ovdje ništa ne napišete, važe gotova uputstva za njenu ulogu (Sekretarica, Recepcija, Zakazivanje…). Prazno polje nije greška — mnoge firme nikad ništa ovdje ne dopišu.
Tri pitanja umjesto jednog praznog polja
Umjesto da gledate u prazan okvir, odgovarate na tri pitanja:
| Pitanje | Šta tu ide | Primjer |
|---|---|---|
| Ko je ona i kako priča? | ime, firma i ton | „Ja sam Amila, sekretarica u Ordinaciji Dent. Govorim smireno i ljubazno, i pozivaoca oslovljavam sa Vi.” |
| Šta radi u razgovoru? | poslovi, jedan po red | „Saznam zbog čega pozivalac zove.” · „Zakazujem pregled: prvo dan, pa vrijeme, pa ime i prezime.” |
| Šta nikad ne smije? | granice zbog kojih bi vas poziv koštao | „Ne dajem savjet o terapiji.” · „Ne obećavam termin koji nije potvrđen.” · „Ne dogovaram popuste.” |
U dijelu „šta radi” pišite šta da radi. Sve što počinje sa „ne” ide u treći dio — tako se ne miješa jedno s drugim.
Posebni slučajevi: „ako — onda”
Sve što nije svakodnevno ne piše se u rečenici koja se može pročitati na tri načina, nego kao kratko pravilo od dva dijela. Upišete lijevo ako, desno onda, i pravilo stoji kao oznaka koju možete obrisati:
- Ako pozivalac spomene jaku bol ili krvarenje → onda reci mu da odmah zove hitnu pomoć na 124 i ne zadržavaj poziv.
- Ako pita koliko košta zahvat → onda reci iznos iz cjenovnika i objasni da tačnu cijenu doktor daje na pregledu.
- Ako traži doktora koji tog dana ne radi → onda ponudi njegov prvi slobodan termin.
Ovako asistentica ne mora pogađati šta ste mislili — zna tačno šta uradi.
Počnite od gotovog
Iznad polja stoje četiri šablona: Ordinacija · Servis i zanat · Knjigovodstvo · Restoran i kafić. Klik popuni sva tri dijela i četiri pravila primjerima za tu vrstu posla, pa vi samo dotjerate svojim riječima. Ako ste već nešto upisali, pita se za potvrdu prije zamjene.
Ovo je najbrži put: uzmite najbliži šablon i izbacite ono što kod vas ne stoji. Brže je i tačnije nego pisati od nule.
Zašto duga uputstva čine asistenticu LOŠIJOM
Ispod polja stoji brojač riječi s granicom 300. To nije estetika:
- preko te granice asistentica počinje preskakati i miješati ono što ste napisali — što više pravila, to manja šansa da se svako ispoštuje,
- odgovara sporije, a pauza u telefonskom razgovoru je ono što ljudi prvo primijete.
Kad brojač pocrveni, ne skraćujte nasumično nego:
- izbacite sve što se podrazumijeva („budi ljubazna”, „slušaj pažljivo”),
- izbacite ono što već stoji negdje drugdje — cjenovnik, radno vrijeme, pitanja i odgovori,
- posebne slučajeve prebacite u pravila „ako — onda”, gdje su kraći.
Kratka uputstva asistentica prati tačnije. Nije rijetko da firma dobije bolje pozive tako što je uputstva prepolovila.
Riječi koje se same popune
U tekstu možete pisati $ime (ime asistentice), $firma, $grad i $radno_vrijeme — popune se
same iz podataka firme, pa ne morate ništa mijenjati kad se nešto od toga promijeni.
Ako uputstva već imate napisana
Prekidač gore desno prebacuje na Slobodan tekst — jedno veliko polje, bez vođenja. Tu je i dugme AI napiši/poboljšaj, koje iz podataka vaše firme sastavi nacrt uputstava koji onda uređujete.
Ako su vaša dosadašnja uputstva pisana kao jedan blok teksta, ostaju netaknuta u tom polju i dashboard vam to jasno kaže — ništa vam ne nestaje samo od sebe. Vrijedi ono što je upisano u načinu koji je otvoren kad kliknete Sačuvaj.
Savjet iz prakse
Prvi dan napišite samo dio „šta nikad ne smije” i ništa drugo. To je dio koji vas štiti. Ostalo dopišite tek kad u snimku poziva čujete konkretnu stvar koju biste uradili drugačije.